Vocês já se perguntaram qual é a diferença entre empresas que conseguem excelentes resultados na gestão de viagens e aquelas que ainda lutam para otimizar seus processos?
Enquanto muitas organizações ainda operam de forma reativa, outras evoluíram para uma abordagem baseada em dados e decisões estratégicas. Afinal, a diferença não está no tamanho da equipe ou no orçamento, mas no que se escolhe medir.
Ignorar os indicadores certos pode manter sua empresa presa ao improviso. Como resultado, aumentam os custos, reduz-se o controle e perdem-se oportunidades valiosas.
Quais são os riscos de não acompanhar os KPIs certos?
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Reservas feitas com pouca antecedência
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Adesão fraca à política de viagens
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Falta de controle sobre os canais de compra
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Altas taxas de alterações ou cancelamentos
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Dificuldade em comprovar o retorno das viagens
Considere o seguinte cenário:
Uma empresa realiza dezenas de viagens por semana, mas 40% das reservas são feitas fora dos canais oficiais. Como consequência, o gestor perde visibilidade e enfrenta desafios na negociação com fornecedores. Assim, o que poderia ser uma vantagem competitiva vira um problema operacional.
Por outro lado, empresas que monitoram indicadores estratégicos tomam decisões com base em dados reais. A seguir, listamos cinco KPIs estratégicos na gestão de viagens que fazem toda a diferença — e que sua empresa pode começar a acompanhar agora mesmo.
1. Taxa de Adesão à Política (por categoria)
Esse KPI mostra o quanto os colaboradores seguem as diretrizes da política de viagens. Em geral, taxas superiores a 85% indicam maturidade e consistência.
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Por que acompanhar: Assim, é possível garantir economia, previsibilidade e melhorar o relacionamento com fornecedores.
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Como medir: Calcule o percentual de reservas dentro da política, segmentando por categoria (aéreo, hotel, terrestre).
2. Janela de Antecedência Média das Reservas
Quanto maior a antecedência, maior a eficiência financeira. Empresas maduras mantêm 70% ou mais das reservas feitas com ao menos 14 dias de antecedência.
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Por que acompanhar: Dessa forma, reduz-se o custo por bilhete e ampliam-se as opções de voo e hospedagem.
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Como medir: Calcule a média de dias entre reserva e viagem, segmentando por departamento.
3. Visibilidade de Gastos (Channel Adoption)
A visibilidade é a base para o controle. Esse KPI mede quantas reservas são feitas pelos canais oficiais da empresa.
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Por que acompanhar: Com isso, é possível garantir compliance, relatórios precisos e melhor gestão do duty of care.
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Como medir: Divida o valor total de reservas feitas via canais oficiais pelo total de gastos com viagens.
4. Taxa de Alterações e Cancelamentos
Modificações frequentes indicam falhas nos processos internos. Empresas eficientes mantêm essa taxa abaixo de 15%.
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Por que acompanhar: Afinal, cada alteração representa custo adicional e retrabalho para as equipes envolvidas.
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Como medir: Calcule o percentual de viagens modificadas e analise os principais motivos por trás das mudanças.
5. ROI por Categoria de Viagem
Este é o indicador que conecta viagens aos resultados de negócio. Embora mais complexo, oferece insights estratégicos valiosos.
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Por que acompanhar: Assim, o gestor se torna um parceiro estratégico, demonstrando o impacto das viagens em vendas, projetos ou parcerias.
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Como medir: Correlacione os custos com os objetivos alcançados por categoria de viagem.
Sua gestão está pronta para evoluir?
Toda empresa percorre uma jornada de maturidade na gestão de viagens. Primeiramente, busca-se reduzir custos. Depois, implanta-se governança. Em seguida, passa-se à análise de dados. Finalmente, conecta-se o programa aos objetivos estratégicos do negócio.
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